Akteneinlagerung

Die Akteneinlagerung gilt für alle Akten, die nicht mehr in der Bearbeitung sind, jedoch noch der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen.

Die Ropakt-Akteneinlagerung ist eine spezielle Option für Kunden, denen es an Lagerraum mangelt, die sich teure Mieten für Lagerfläche ersparen oder aber ihre Räumlichkeiten sinnvoller nutzen wollen.

Hierzu übernehmen wir die von Ihnen in verschlossenen Kartons verpackten Archivakten und lagern sie bis zum geplanten Vernichtungsdatum unter Verschluss bei Ropakt ein. Ihre Unterlagen und Akten bleiben für die Zeit der Einlagerung geschützt gegen Zugriff, Einsichtnahme und mechanische Einflüsse. Betriebsfremde haben keinen Zugang zu den Akten und Lagerräumen. Auch unser gem. §5 BDSG belehrtes und verpflichtetes Personal betritt die Räume ausschließlich zum Ein- und Auslagern der Aktenkartons.

Vor Einlagerung etikettieren Sie selbst die Kartons mit den relevanten Daten. Dafür bieten wir Ihnen einen entsprechenden Vordruck (PDF) an. Wir lagern Ihre Akten bis zum aufgedruckten Vernichtungsdatum und schreddern sie nach Ablauf dieses Termins datenschutz- und umweltgerecht.

Eine Übersicht über gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen für verschiedene Daten-Kategorien finden Sie hier.

Bereitstellung und Einsichtnahme

Sofern Sie noch vor Ende der Aufbewahrungsfrist Zugriff auf ihre eingelagerten Akten haben wollen, z.B. für den Fall einer Betriebsprüfung, werden die erforderlichen Akten ausgelagert und Ihnen wieder zugestellt.

Darüber hinaus haben Sie jederzeit die Möglichkeit, Ihre eingelagerten Unterlagen und Akten bei uns persönlich in den Lagerräumen einzusehen oder abzuholen!