Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungsfristen – Gesetzliche Bestimmungen

Auf dieser Seite finden Sie eine tabellarische Auflistung der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen in Jahren.

Beratung

Zu allen Fragen rund um Aufbewahrungsfristen, Ihre individuelle Altdatensituation, Möglichkeiten der Akteneinlagerung und für Sie wichtigen gesetzlichen Bestimmungen beraten wir Sie gerne. Rufen Sie uns an!

A	Jahre
An- und Ummeldungen von AOK und Ersatzkassen	6
Angebotsunterlagen, die zur Auftragserteilung geführt haben	6
Anlagevermögen	10
Anlageverzeichnisse	10
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage	6
Anwesenheitslisten (u. a. Stempelkarten) soweit für die Lohnbuchhaltung erforderlich	10
Arbeitsanweisungen zu Handelsbüchern, Bilanzen, Lageberichten, Konzernberichten	10
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Durchschrift des gelben Dreifachsatzes	1
Ärztliche Untersuchungsbefunde	10
B	Jahre
Bankauszüge, Bankbelege	10
Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung	10
Belege, Sammelbelege, Beleglisten sofern sie Buchungsunterlagen erklären	10
Berechtigungsscheine für die abgerechneten Leistungen durch Ärzte	2
Bestell- und Auftragsunterlagen	6
Beteiligungsunterlagen	10
Betriebsabrechnungsbögen	10
Betriebskostenabrechnungen	10
Betriebstagebücher (EfbV)	5
Bewirtungsunterlagen	10
Bilanzen und Bilanzanlagen	10
Buchungsanweisungen	10
Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende)	6
D	Jahre
Darlehensunterlagen	10
Dateien - soweit Verfahrensdokumentationen (§ 47 AO)	10
Datenträger von Handelsbüchern, Buchungsbelegen, Jahresberichten	10
Dauerauftragsunterlagen	6
Debitorenbuchhaltung	10
Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen	10
Doppelbesteuerungsunterlagen	6
E	Jahre
EDV Unterlagen, soweit sie zum Verständnis der Buchführung erforderlich sind	10
Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen (soweit Buchungsbelege)	10
E-Mail Schriftverkehr mit steuerrelevantem Inhalt	10
F	Jahre
Fahrtkostenerstattungsunterlagen	10
Frachtbriefe	10
Freistempelabrechnungen	10
G	Jahre
Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Baupläne, etc.)	10
Gehaltslisten	10
Geschäftsberichte	10
Geschäftsbriefe	6
Geschenknachweise	10
Gesellschafterversammlungsbeschlüsse, Protokolle und sonst. Unterlagen	10
Gewinn- und Verlustrechnungen	10
Gründungsakten der Gesellschaft	10
Gutachten	10
Gutschriften, Gutschriftsanzeigen	10
H	Jahre
Handakten von Rechtsanwälten, nach rechtlicher Beendigung des Verfahrens	5
Handakten von Wirtschaftspüfern und Steuerberatern, nach rechtlicher Beendigung	7
Handelsbriefe	6
Handelsbücher	10
Hauptbücher	10
Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen)	10
I	Jahre
Inkassobücher, -karteien, -quittungen	10
Inventarverzeichnisse, Inventarnachweise	10
Inventurunterlagen für Bilanzierungszwecke, auch Inventur-Karteikarten	10
J	Jahre
Jahresabschluss	10
Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften	10
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent	10
K	Jahre
Kassenberichte	10
Kassenbücher und -blätter	10
Kassenzettel	10
Karteikarten von Ärzten einschl. Untersuchungsbefunde	10
Kontenpläne	10
Kontoauszüge	10
Konzernabschlüsse, Konzern-Lageberichte	10
Kostenträgerrechnungen	10
Krankenhaus-Buchführungsunterlagen	10
Kreditorenbuchhaltung	10
L	Jahre
Laborqualitätssicherung, zugehörige Kontrollkarten	5
Langzeit-EKG, Auswertungen	10
Lastschriftanzeigen	10
Lieferscheine, sofern sie als Buchungsunterlagen gelten	10
Lohnkontenkarten	10
Lohnlisten	10
Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen für Arbeiter/Angestellte	10
M	Jahre
Mahnvorgänge	6
Mietverträge (nach Vertragsende)	3
N	Jahre
Nebenbücher	10
O	Jahre
Offenbarungseidanträge	6
P	Jahre
Patente und Patentunterlagen nach Ablauf des Patents	6
Patientenakten (Krankengeschichte) ambulant und stationär	30
Pensionskassenunterlagen	10
Personalunterlagen	6
Prämienunterlagen, z. B. Buchungsunterlagen über Versicherungsprämien	10
Provisionsabrechnungen mit Unterlagen	10
Prozessakten	10
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers	10
Q	Jahre
Qualitätsmanagement-Unterlagen	10
Quittungen, sofern Buchungsunterlagen	10
R	Jahre
Rechnungen und Rechnungsunterlagen	10
Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, nach Abschluss des Verfahrens	6
Reisekostenabrechnungen	10
Repräsentationsaufwendungen- Unterlagen	10
Rezeptvorschriften gem. BTM-Verschr.-VO, Teil III	3
S	Jahre
Saldenbilanzen	10
Saldenlisten	10
Scheck- und Wechselunterlagen	10
Schriftwechsel	6
Schriftwechsel - auch innerbetrieblich	6
Sozialversicherungsunterlagen	6
Spendenbescheinigungen	10
Strahlenschutzanwendungen (RöntgenaufnahmenRöV)*	10
Strahlenschutz-Anwendungen (RöntgenbehandlungRöV)*	30
Strahlenschutzbelehrungen (RöV)	30
Strahlenschutzgesundheitsakte (RöV)*	30
Strahlenschutzmessergebnisse (RöV)*	30
T	Jahre
Telefonkostennachweise	10
U	Jahre
Überstundenlisten	10
Unterlagen über dubiose Forderungen	10
Unterlagen von Bedeutung für Besteuerung	6
V	Jahre
Vermögensverzeichnisse	10
Versand- und Frachtunterlagen	10
Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen	10
W	Jahre
Wareneingangs- und ausgangsbücher	10
Wechsel	10
Z	Jahre
Zinsabrechnungen	6
Zwischenabschlüsse, freiwillige	0
Zytologische Befunde im Rahmen der Krebs-Früherkennung	10

*) § 28 (3) RöV: Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen sind 30 Jahre lang nach der letzten Behandlung aufzubewahren. Röntgenbilder und die Aufzeichnungen über Röntgenuntersuchungen sind zehn Jahre lang nach der letzten Untersuchung aufzubewahren. Die Aufzeichnungen von Röntgenuntersuchungen einer Person, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, sind bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres dieser Person aufzubewahren.

Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet Kaufleute zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen (§§ 238, 257, 261 HGB). Aus steuerlichen Gründen haben aber alle Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft die Aufbewahrungsvorschriften nach § 147 Abgabenordnung (AO) zu erfüllen. Neben den o.g. Vorschriften finden sich weitere unterschiedliche Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen in diversen Gesetzen und Verordnungen so z.B.: Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften zur Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen und zur Aufbewahrung von Schriftgut stimmen nur zum Teil überein. Aus steuerlichen Gründen sind sämtliche Geschäftsunterlagen und sonstige Unterlagen (wie z.B. DVDatenträger und Mikrofilme) aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Die handelsrechtlichen Vorschriften haben damit für die betriebliche Praxis nicht die Bedeutung, wie sie den steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften zukommt. Im folgenden werden daher die steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen vordergründig dargestellt.

Darüber hinaus ist zu beachten, dass die Aufbewahrungsfrist gem.der Abgabenordnung (§147) mit dem Schluss des Kalender-jahres beginnt, in dem der Jahresabschluss aufgestellt worden ist. Daraus ergibt sich, dass die Aufbewahrungsfrist aller zum Jahresabschluss zählenden Unterlagen ebenfalls mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem der Jahresabschluss erstellt wurde.

Alle Angaben sind ohne Gewähr und ohne Anspruch auf Vollständigkeit.